Privacy Statement

Lidmaatschap

Gewoon-  en buitengewoonlidmaatschap

Wij verwerken van gewoon- en buitengewoonleden de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Achternaam
• E-mail
• Geboortedatum
• Studie
• Inschrijfjaar
• Telefoonnummer
• Adresgegevens

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor een goede uitvoering van financiële- en ledenadministratie. Ook verwerken wij jouw gegevens om contact op te kunnen nemen en te kunnen informeren over het CDL en onze activiteiten.

De verwerking van deze gegevens vindt plaats op basis van een van de volgende grondslagen:

1. de verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en de uitvoering van de (lidmaatschaps) overeenkomst tussen jou en het CDL;
2. de verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke verplichting;
3. toestemming.

Buitenlidmaatschap

Wij verwerken van buitenleden de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Achternaam
• E-mail
• Geboortedatum
• Studie
• Inschrijfjaar
• Telefoonnummer
• Adresgegevens
• IBAN-nummer (ten behoeve van de inning van de jaarlijkse bijdrage)

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor een goede uitvoering van financiële- en ledenadministratie. Ook verwerken wij jouw gegevens om contact op te kunnen nemen en te kunnen informeren over het CDL en onze activiteiten.

De verwerking van deze gegevens vindt plaats op basis van een van de volgende grondslagen:

1. de verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en de uitvoering van de (lidmaatschaps) overeenkomst tussen jou en het CDL;
2. de verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke verplichting;
3. toestemming.

Inschrijven voor activiteiten

Je kunt je als lid inschrijven voor activiteiten bij onze vereniging. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Achternaam
• E-mail

Wij gebruiken deze persoonsgegevens om je op de hoogte te houden van het evenement en eventuele wijzigingen, het eventueel indelen van de deelnemers in groepen & ter controle van het lidmaatschap voor deelname aan de activiteit. Door de gegevens opnieuw in te laten vullen, kan worden geverifieerd of de deelnemer in kwestie daadwerkelijk lid is van het CDL. Op elk inschrijfformulier geeft de deelnemer toestemming voor het verwerken van deze gegevens. De persoonsgegevens worden na afloop van het evenement verwijderd.

Foto’s

Tijdens activiteiten van het CDL worden foto's gemaakt voor het fotoarchief. Deze worden opgeslagen in een beveiligde omgeving. Alleen de huidige bestuurders van het Chemisch Dispuut Leiden hebben toegang tot het wachtwoord voor deze omgeving. Sommige foto’s worden gedeeld op de website van het CDL in een database waar uitsluitend gewoonleden en buitengewoonleden toegang tot hebben.

Foto’s kunnen ook gebruikt worden ter promotie in bijvoorbeeld het periodeblad van het CDL (Chimica Acta Lugduni) of op de voorpagina van de website. Deze foto’s kunnen ook gedeeld worden met derden. Dit zijn bedrijven of externen die betrokken zijn geweest bij een activiteit.

Klikgedrag

De klikgegevens van bezoekers van onze website worden bijgehouden. Hiervoor wordt het gebruikers-ID van ingelogde gebruikers en het IP-adres van niet-ingelogde gebruikers gebruikt. Deze informatie wordt 12 maanden na het websitebezoek verwijderd. De verzamelde gegevens worden geanonimiseerd uitgezet in statistieken waarmee de effectiviteit van aangeboden informatie kan worden beoordeeld om de dienstverlening van het CDL te optimaliseren.

De openings- en klikgegevens van verstuurde e-mails worden ook bijgehouden. Deze informatie wordt 12 maanden na het versturen van de e-mail verwijderd. De verzamelde gegevens worden geanonimiseerd uitgezet in statistieken waarmee de effectiviteit van de mailing van het CDL kan worden beoordeeld om de dienstverlening van het CDL te optimaliseren.

Cookies

De website van het Chemisch Dispuut Leiden gebruikt de volgende cookies:

• Functionele cookie

Deze functionele cookie is noodzakelijk voor het personaliseren van de website na het inloggen op de website. 

Beveiliging

Binnen het Chemisch Dispuut Leiden

Wij nemen passende organisatorische en technische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen.

Zo nemen wij de volgende beveiligingsmaatregelen:

• Alleen de noodzakelijke personen hebben toegang tot jouw persoonsgegevens
• Toegangscontrole op onze systemen zoals wachtwoorden

Derden

Wij delen jouw gegevens alleen met derden, wanneer dit op basis van wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• Jij hier toestemming voor geeft
• Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Evenement locaties
• Zusterverenigingen

Voor het uitvoeren van onze diensten kunnen we gebruik maken van een derde partij welk gevestigd is buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit doen we alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau. Zo wordt er in dergelijke gevallen bijvoorbeeld een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruikt.

Hoe lang bewaren wij gegevens van leden

Gegevens van leden worden overgeplaatst naar een alumnidatabase na het behalen van het mastersdiploma Chemistry / Life Science and Technology, of na het behalen van het bachelorsdiploma Molecular Science and Technology wanneer leden niet doorgaan met de respectivelijke masters. Deze gegevens worden bewaard voor het organiseren van activiteiten speciaal voor alumni van het CDL.

Wat zijn jouw rechten als lid van het Chemisch Dispuut Leiden?

Recht op inzage

Je hebt te allen tijden het recht om de door het Chemisch Dispuut Leiden bewaarde gegevens in te zien. Je kan een overzicht aanvragen van je gegevens via de huidige ab actis (secretaris) van het CDL (abactis@chemischdispuutleiden.nl), of je kunt je gegevens inzien op de bestuurskamer (Einsteinweg 55, kamer CM.0.32, 2333 CC, Leiden).

Recht op rectificatie en aanvulling

Je hebt altijd het recht een rectificatie aan te vragen wanneer er informatie onjuist in de administratie staat.

Recht op vergetelheid

Je hebt het recht om bepaalde verouderde of onjuiste privacygevoelige informatie te laten verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

In sommige gevallen kan je verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als er meer gegevens worden gevraagd dan naar jouw mening nodig is.

Recht op overdraagbaarheid van de gegevens

Je mag vragen om je gegevens door te geven aan een andere organisatie.

Recht van bezwaar

Je kan bezwaar maken tegen het gebruik van bepaalde gegevens, bijvoorbeeld als gegevens naar jouw mening onterecht gebruikt zijn.

Recht van informatie

Je hebt recht op duidelijke informatie over wat een organisatie met jouw gegevens doet en waarom.